סריקת מסמכים כל מה אתם צריכים לדעת

סריקת מסמכים היא תהליך שצריך לעשות כדי להגן עליהם ולארגן אותם.

הדבר החשוב ביותר שיש לזכור הוא שהמסמך הסרוק חייב להיות מאוחסן בארכיון באופן שניתן יהיה למצוא אותו ולאחזר אותו.

אף אחד לא רוצה לסרוק מסמכים מחדש רק כי לא הצליחו למצוא את הגרסה הסרוקה שלו. לכן חשוב שיהיו שיטות נכונות לאחסון הסריקות שלך כך שתוכל למצוא אותן בקלות מאוחר יותר.

אנשים זקוקים לסוגי ציוד סריקה שונים בהתאם לצרכיהם ולתקציבם.

הדרך הזולה ביותר לסרוק מסמכים היא באמצעות אפליקציית סורק במכשיר אנדרואיד, אך היא לא באמת מיועדת למשרות גדולות מכיוון שאין דרך לשמור קבצים סרוקים או להדפיס אותם במעבר אחד כמו בסורקים מסורתיים.

מצד שני, אם אתה

סרוק מסמכים והעביר אותם לארכיון לעתיד. תהליך סריקת המסמכים אינו קשה, אך עלול לקחת זמן רב.

ישנן מספר דרכים לסרוק את המסמכים שלך. אם אתה משתמש בסורק שולחני, יהיה עליך לפתוח כל מסמך בנפרד או למקם אותו בערימות על מיטת הסורק. הדבר מייגע וגוזל זמן. סריקת מסמכים באמצעות אפליקציה בטלפון שלך היא מהירה יותר אך ייתכן שהיא לא תהיה יעילה אם הטקסט במסמך אינו קריא בגלל רזולוציה נמוכה או בעיות אחרות.

סריקת מסמכים נפוצה בחברות רבות מסיבות שונות.

לדוגמה, חלק מהחברות משתמשות בסריקת מסמכים כדי לבצע דיגיטציה של הארכיון שלהן. אחרים משתמשים בסריקת מסמכים כדי לפנות מקום על שולחנות העבודה שלהם.

ישנן דרכים רבות שסריקת מסמכים יכולה להועיל בחלל המשרד.

הסורק יכול לשמש לסריקה וארכיון של כל מסמך לצורכי אחסון.

הסורק הוא מכשיר המשמש להמרת מסמכים מנייר לפורמט דיגיטלי. ניתן לקרוא לתהליך זה גם סריקה, סריקת מסמכים, סריקת נייר או סריקת OCR. הסורק הוא מכשיר הסורק את המסמך וממיר אותו לקובץ דיגיטלי בפורמט ספציפי כגון JPEG או PDF.

סריקת מסמכים היא תהליך מייגע ולוקח זמן. על מנת להתגבר על כך, חברות רבות משתמשות בתוכנת סריקה למטרה זו. תוכנה זו ממירה את המסמך לתמונת טקסט הניתנת לחיפוש הניתנת לאחזור מכל מקום ובכל זמן.

הסורק הפופולרי ביותר בשוק הוא PaperPort 12. Nuance. הסורק מאפשר לארגונים לסרוק ולאחסן כל מיני מסמכי נייר בצורה מאורגנת. בעזרת כלי זה, ארגונים יכולים להציל את עצמם מהטרחה בניהול רשומות נייר והם יכולים לגשת אליהם גם כאשר אין להם גישה לשום מערכת לניהול רשומות פיזיות כגון ארונות, מדפים וכו '.

סריקת מסמכים וארכיונם יקלו על מציאתם.

תהליך זה גם יהפוך את המסמך לחיפוש. כדאי לסרוק את כל המסמכים שאתה מתכנן לשמור, כולל דוחות, כתבי עת וקבלות.